Nätverk för Upphandling
Publicerad: 26/8
BiodrivMitt arrangerade ett webbinarium om upphandling. Syfter med det av att byta erfarenheter och lyfta nyckelfrågor för upphandling inom transportsektorn.
Pirjo Gustafsson, ordförande i BiodrivMitt, inledde med att berätta att styrelsen fått tydliga signaler från medlemmar om att ta upp upphandlingsfrågor och att bilda ett nätverk. Inom BiodrivMitts systerorganisationer jobbar man med dessa frågor, ofta i nätverk. Upphandlingsmyndigheten har lämnat rekommendationer och riktlinjer och det är viktigt att arbeta strategiskt och genom upphandling ställa om till fossilfria transporter. Upphandlingfrågorna kommer att tas upp vid BiodrivMitts Drivmedelskonvent i höst. BiodrivMitts styrelse kommer den 27 augusti lägga fast kommande program för Drivmedelskonventen och Nätverksarbetet.
Därefter diskuterade ett antal detaljfrågor och problem och utmaningar
- Modeller för uppföljning och kontroller av ingångna avtal
- Index för hantering av priser mm
- Utformning av kommande kravställningar i nya upphandlingar
Modeller för uppföljning och kontroller av ingångna avtal
Region Gävleborg genomför vartannat år en noggrann uppföljning genom skriftliga frågor. Vissa avtal följs upp noggrannare och oftare genom bl. a analys av fakturor på inköp av drivmedel. Leverantörer åläggs att redovisa statistik, fakturaunderlag, kvitton. Om brister upptäcks får leverantören möjlighet att förklara sig. Gävle Hamn genomför även sticksprovsvis kontroll av vilket drivmedel som faktiskt finns i tanken i leverantörens fordon. Det framkom att kommuner inte gör lika omfattande uppföljningar och kontroller. Det fortsatta samtalet handlade om möjligheter att kontrollera och följa upp och den stora svårigheten som finns när samma fordon används för att samma dag utföra transporter åt kunder som kräver eller inte kräver att HVO100 används. Tydliga sanktionsregler är inte så vanliga i avtalen inom offentlig upphandling. I näringslivet byter man snabbare leverantör om man inte är nöjd.
Index för hantering av priser mm
I upphandlingar finns villkor om prisjusteringar. Lyftes fram vikten av att använda genomtänkta prisregleringsvillkor som uppfattas som rättvisa och som kan innebära alltifrån modell med anvisat tankställe till användning av utvecklade och kända index. Här används olika index, t ex Index HVO100 , Sveriges Åkeriers index -SÅ Index, Maskinentreprenörerna - Index för anläggningsmaskiner - ME Index. Olika avstämningstidpunkter för justering av priser (månad, kvartal, år) används. Maskinentreprenörerna har tagit fram ett informationspaket som kan presenteras närmare i nätverket.
Utformning av kommande kravställningar i nya upphandlingar
Viktigt med dialog med leverantörer så att ställda krav är genomförbara, att det blir en rättvis upphandling och att beställarens mål på kort och lång sikt kan nås. Upplägg med att etappvis nå uppsatta mål används. Erfarenheten är att dialogen ser olika ut beroende på vilka tjänster och produkter som upphandlas. Vid upphandling av hantering av avfall är transporter en viktig del och här kan den upphandlingen bli komplex.
Sammanfattningsvis framkom behov av erfarenhetsutbyte mellan de personer som hos BiodrivMitts medlemmar jobbar med upphandlingar. En rad olika frågor finns där intresse finns att lyssna in hur andra tänkt och agerar för att nå målen om fossilfria transporter. Hanteringen av uppföljning av ingångna avtal är särskilt viktig men även utformning av kommande upphandlingsunderlag och dialogen med tänkbara leverantörer. Genom samverkan och erfarenhetsutbyte kan arbetet underlättas.
